Nikolaussäckchen für die Kleinen, Geburtstagsgeschenke für das Personal, ein Dankeschön für den Vorstand – alle freuen sich über ein Präsent hin und wieder als Zeichen der Wertschätzung. Aber was dürfen die Geschenke kosten? Und wie werden die Ausgaben in der Buchhaltung richtig erfasst? Diese Fragen möchten wir dir hier beantworten.

Geschenke in einer Kita, die von einem gemeinnützigen Verein betrieben wird, müssen gemeinnützigkeits- und lohnsteuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Gar nicht so einfach, dabei den Überblick zu behalten! Wir unterscheiden nach der Gruppe der Beschenkten:

• Kinder
• Personal
• Vorstand und Ehrenamtliche (Vereinsmitglieder)
• Externe (Nichtvereinsmitglieder)

Geschenke an die Kinder

In vielen Kitas ist es üblich, die Kinder an ihrem Ehrentag mit einem kleinen Geschenk zu überraschen.

Und auch an Ostern, Nikolaus oder beim Kindergartenabschied im Sommer werden häufig „Mitgebsel“ an die Kinder verteilt.

Diese Geschenke sind nur Kleinigkeiten von geringem Wert und Teil der pädagogischen Arbeit. Die Ausgaben hierfür kannst du im Zweckbetrieb auf ein Buchhaltungskonto mit den Aufwendungen für „Spiel- und Bastelmaterialien“ buchen.

Exkurs: Die vier Geschäftsbereiche eines gemeinnütziges Vereins

Beim gemeinnützigen Verein werden vier Geschäftsbereiche unterschieden:

A ideelle Tätigkeit = der „Kernbereich“ der gemeinnützigen Vereinstätigkeit
B Vermögensverwaltung = Verwaltung von vereinseigenem Vermögen, sofern dies lediglich „nebenbei“ erfolgt
C Zweckbetrieb = wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, der der Verwirklichung des Vereinszwecks dient, also der Kindergartenbetrieb
D steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb = anderweitiger wirtschaftlicher GeschäftsbetriebDie Unterscheidung dieser Bereiche ist für die Steuer von Bedeutung, denn nur die Bereiche A, B und C sind von der Körperschaftssteuerpflicht befreit. Die Aufzeichnungen in der Buchhaltung müssen daher für die unterschiedlichen Tätigkeitsfelder getrennt erfolgen.

Geschenke an das Personal

Bei den Geschenken für das festangestellte Kindergartenpersonal kommen lohnsteuerrechtliche Vorgaben ins Spiel.

Wenn du dich an die folgenden Regeln hältst, bleiben die Geschenke lohnsteuer- und sozialabgabenfrei:

1- „Aufmerksamkeiten“

Anlässlich eines persönlichen Ereignisses (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes etc.) dürfen Geschenke bis zu einem Wert von 60,00 € brutto an die Mitarbeiter*innen überreicht werden. Mehrere persönliche Anlässe pro Jahr und sogar pro Monat sind erlaubt.

Beachte: Weihnachten stellt keinen persönlichen Anlass dar!

Exkurs: Essen und Getränke am Arbeitsplatz

Kaffee, Obst, Tee, Kekse und Mineralwasser dürfen dem Kita-Personal während der Arbeit in unbeschränkter Höhe steuerfrei zur Verfügung gestellt werden.

Die Übernahme der Kosten für eine richtige Mahlzeit wiederum wäre steuerpflichtig.

Ausnahme: die Mahlzeit wird anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gestellt und kostet nicht mehr als 60 € brutto. Ein Beispiel hierfür wäre z.B. die Pizza, die die Erzieher*innen beim Übernachtungsfest mitessen.

2- Geschenke im Rahmen der monatliche Sachbezugsfreigrenze

Arbeitnehmer*innen dürfen ganz allgemein jeden Monat Sachbezüge im Wert von 50,00 € brutto lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei von ihrer Arbeitgeber*in entgegennehmen.

„Sachbezüge“ können auch „Sachgeschenke“ an die Mitarbeiter*innen sein.

Nicht ausgeschöpfte Beträge innerhalb der 50-Euro-Grenze, können nicht auf folgende Monate übertragen werden.

Die monatlichen Sachleistungen sind unabhängig von den oben genannten „Aufmerksamkeiten“; beide können also nebeneinander gewährt werden.

3- Geschenke anlässlich von Teamevents

Betriebsausflüge und Teamevents sind eine tolle Möglichkeit, die Mitarbeiter*innen zu motivieren und das Gemeinschaftsgefühl im Team zu stärken.

Das Event darf pro Teilnehmer*in bis zu 110 € brutto kosten. Wird die Mitarbeiter*in von einem Angehörigen begleitet, gilt die 110-Euro-Grenze für beide zusammen.

In die 110 € werden alle Teilrechnungen und auch die Kosten für anlässlich des Events überreichte Geschenke einberechnet. Es dürfen maximal zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden.

Alle oben genannten Wertgrenzen dürfen nicht auch nur um einen Cent überschritten werden. Andernfalls werden Lohnsteuern und Sozialabgaben fällig!

Und abschließend noch einmal zur Klarstellung:

Sowohl Geldgeschenke als auch zweckgebundene Geldleistungen an Arbeitnehmer*innen sind stets steuerpflichtig.

Bei Gutscheinen und Geldkarten sind aus diesem Grund gewisse Einschränkungen zu beachten. Sie dürfen ausschließlich zu dem Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und müssen den Vorgaben des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG (Gesetz über die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten, s. Exkurs unten) entsprechen.

Die Ausgaben für Aufmerksamkeiten, Geschenke und Teamevents sind dem Zweckbetrieb Kindergarten zuzuordnen und auf ein Buchhaltungskonto mit den „freiwilligen sozialen Aufwendungen, lohnsteuerfrei“ zu buchen.

Exkurs: § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG

Im Zusammenhang mit dieser Vorschrift sind noch viele Fragen von den Finanzgerichten zu klären und wir möchten euch mit den Details nicht langweilen. Grob gesagt müssen die Möglichkeiten, den Gutschein/die Geldkarte einzulösen, beschränkt sein auf:

a) limitierte Netze (z.B. nur in einem bestimmten Einkaufsladen oder in einer bestimmten Einzelhandelskette einlösbar)

und

b) eine limitierte Produktpalette (z. B. Tankkarten, Gutscheinkarten für einen Buchladen, Beauty- oder Fitnesskarten sowie Kinokarten).

Geschenke an Vorstand und Ehrenamtlich (Vereinsmitglieder)

Grundsätzlich dürfen gemeinnützige Vereine ihren Mitgliedern gar keine Geschenke machen. Dies ist in § 55 Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung („Selbstlosigkeit“) sogar gesetzlich festgeschrieben.

Aber das Finanzamt toleriert Ausnahmen, soweit es sich um Annehmlichkeiten handelt, wie sie im Rahmen der Betreuung von Mitgliedern allgemein üblich und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind.

Geldgeschenke sind allerdings ausgeschlossen und bestimmte Wertgrenzen dürfen auch hier nicht überschritten werden.

Leider lässt sich zumindest für Bayern keine allgemein gültige Wertgrenze bestimmen. Vielmehr sehen sich die Finanzämter den Einzelfall an. Bei der Bewertung werden dann insbesondere die Höhe der jährlichen Gesamteinnahmen des Vereins aus Mitgliedsbeiträgen sowie der Anlass des Geschenks herangezogen.

Das Paradebeispiel aus der Kita-Praxis ist das Geschenk, das dem Vorstand als „Dankeschön“ für seine Verdienste überreicht wird. In diesem konkreten Fall ist ein Präsent bis zum Wert von 40,00 € pro Person in der Regel unbedenklich. Buchen kannst du diese Ausgabe im ideellen Bereich, z.B. auf ein Aufwandskonto für „Geschenke/Aufmerksamkeiten“.

Geschenke an Externe (Nichtvereinsmitglieder)

Auch für Geschenke an außenstehende Dritte ist der Grundsatz der Selbstlosigkeit zu beachten – d.h. das Geschenk muss in Zusammenhang mit dem satzungsmäßigen Vereinszweck, also dem Betrieb des Kindergartens stehen.

Viele EKIs engagieren z.B. freiberufliche Musikpädagog*innen, denen sie einmal im Jahr eine kleine Anerkennung zukommen lassen möchten. Für Aufmerksamkeiten an Personen, die weder vom Verein festangestellt noch selbst Vereinsmitglied sind, gibt es keine vorgegebenen Wertgrenzen. Allerdings muss natürlich auch hier die Verhältnismäßigkeit gewahrt werden.

Wir empfehlen für Geschenke an Externe einen Betrag von 35 € brutto nicht zu überschreiten – dann sollte es mit dem Finanzamt keine Probleme geben.

Die Ausgabe im oben genannten Beispiel (Geschenk an Musikpädagog*in) buchst du auf ein dem Zweckbetrieb zugeordnetes Aufwandskonto für „Geschenke/Aufmerksamkeiten“.

Fazit

• Geschenke an Kinder im geringen Wert unterlegen keiner gesetzlichen Grenze
• Geschenke an das Personal dürfen für besondere persönliche Anlässe max. 60 € betragen. Für monatliche Sachbezüge sind es max. 50 €
• Teamevents dürfen pro Teilnehmer*in bis zu 110 € erreichen
• Geschenke an Vorstand und Vereinsmitglieder dürfen max. 40 € kosten
• Für Geschenke an Nichtvereinsmitglieder empfehlen wir einen Betrag von max. 35 €

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im April 2023 nun einen Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung vorgelegt. In diesem Artikel erfährst du, ob du die Arbeitszeit des pädagogischen Teams erfassen solltest.

Rückblick

Vielleicht erinnerst du dich: In unserem Blog-Artikel „Arbeitszeiterfassung in der Kita“ vom Oktober 2022 haben wir dich über die Pflicht des Arbeitgebers zur systematischen Zeiterfassung informiert.

Dass eine solche allgemeine Pflicht bereits besteht – und zwar über die derzeitigen Regelungen des Arbeitsschutzgesetzes hinaus – hatte das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Grundsatzurteil vom 13.09.2022 festgestellt.

Aktuelle Entwicklung

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat im April 2023 nun einen Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung vorgelegt.

Dieser sieht unter anderem vor, dass

-Beginn,

-Ende und

-Dauer der täglichen Arbeitszeit

-elektronisch

–und noch am selben Tag

aufgezeichnet werden sollen.

Es sind jedoch Ausnahmen vorgesehen:

Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern beispielsweise sollen von der Regelung über elektronische Aufzeichnung ausgenommen sein.

Der Gesetzentwurf wird derzeit innerhalb der Bundesregierung abgestimmt.

Was bedeutet das für unseren Kindergarten?

Auf seiner Homepage hat das BMAS in einem Beitrag vom 03.05.2023 klargestellt, dass Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung nicht warten dürfen, bis das Arbeitszeitgesetz angepasst ist.

Wir empfehlen euch daher folgendes Vorgehen:

Auch wenn hinsichtlich des „Wie“ der Aufzeichnungspflicht noch viele Fragen offen sind, sollten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin/jedes Arbeitnehmers bereits jetzt schon festgehalten werden. Dies gilt grundsätzlich auch im Homeoffice und bei vereinbarter Vertrauensarbeitszeit.

Im vorgelegten Gesetzentwurf ist eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten vorgesehen. Das kann voraussichtlich auch eine Erfassung per App oder per Excel sein. Hierzu wird es aber Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen geben.

Derzeit ist eine bestimmte Form noch nicht einzuhalten. Eine handschriftliche Aufzeichnung genügt also vorerst.

Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten musst du als Vorstand nicht selbst vornehmen. Vielmehr kannst du diese Aufgabe an die Kindergartenleitung delegieren. Oder du kannst die Mitarbeiter*innen dazu anhalten, ihre Arbeitszeiten selbst aufzuzeichnen.

Du solltest aber stets im Hinterkopf behalten, dass du als Arbeitgeber für die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht verantwortlich bist und bleibst.

Praxis-Tipps: so kannst du die Arbeitszeit elektronisch erfassen

 Derzeit geht es noch manuell bzw. in Excel.

Mittlerweile bieten mehrere Softwares schon die Möglichkeit der elektronischen Zeiterfassung direkt auf deren Webseite oder über eine App.

Hast du schon an die gute alte Stechuhr gedacht? Einige unserer Kunden haben dies eingeführt. Es ist vielleicht das Einfachste, wenn das Team ungern mit Handy und Apps herumhantiert.

Wer kontrolliert die Einhaltung der Aufzeichnungsplicht?

Für die Kontrolle der Einhaltung der Aufzeichnungspflicht sind in Bayern die Gewerbeaufsichtsämter zuständig.

Sie dürfen vom Arbeitgeber die für die Überprüfung notwendigen Auskünfte und Unterlagen verlangen.

Wird bei einer Überprüfung ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht festgestellt, könnte eine Nachbesserung verlangt oder schlimmstenfalls ein Bußgeld verhängt werden.

Fazit

• Es geht los: ArbeitgeberInnen sollen mit der Arbeitszeiterfassung starten
• Es gibt Ausnahmen: Kleine Kitas mit weniger als 10 MitarbeiterInnen sind von der elektronischen Aufzeichnung ausgenommen.
• Derzeit ist noch keine elektronische Zeiterfassung vorgegeben. Eine handschriftliche Zeiterfassung genügt vorerst.
• Dennoch wird die elektronische Zeiterfassung kommen. Es sind Übergangszeiten vorgesehen.

Glückwunsch!

Wenn du dich zum Lesen dieses Blog-Artikels entschieden hast, dann hat deine Eltern-Kind-Initiative vermutlich einen gewissen finanziellen Spielraum.

Gleichzeitig hast du aber vielleicht irgendwo schon einmal gehört, dass ein gemeinnütziger Verein kein großes Vermögen anhäufen darf.

In diesem Artikel klären wir dich über diese Problematik auf. Außerdem erläutern wir dir, unter welchen Voraussetzungen dein Verein einen Teil seiner Mittel dennoch über einen längeren Zeitraum ansparen kann.

Was bedeutet das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung?

Die Abgabenordnung (AO) sieht vor, dass gemeinnützige Vereine mit jährlichen Einnahmen von mehr als EUR 45.000 die ihnen zur Verfügung stehenden Mittel und Sachwerte zeitnah für ihre satzungsmäßigen Zwecke einsetzen müssen.

„Zeitnah“ bedeutet, dass alle Einnahmen innerhalb von zwei Jahren auch wieder ausgegeben werden müssen; und zwar nur für die Vereinszwecke, die in der Satzung festgelegt sind, und die die Gemeinnützigkeit des Vereins begründen.

Stichtag für die Berechnung der Zwei-Jahres-Frist ist der letzte Tag des Jahres, in dem die Mittel dem Verein zugeflossen sind (also der 31.12., sofern Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr). Alle Mittel, die dem Verein im Laufe des Jahres 2022 zufließen, müssen also bis zum 31.12.2024 ausgegeben worden sein.

Für welche Einnahmen gilt das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung?

Die Herkunft der Mittel spielt für das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung keine Rolle: der Verein muss alle eingenommenen Beiträge, Spenden und Zinsen sowie etwaige Betriebsgewinne und Gewinne aus Veranstaltungen für seine Zweckaufgaben unmittelbar wieder verwenden.

Exkurs: Zuwendungen, die nicht dem Gebot der zeitnahen Mittelverwendung unterliegen

Es gibt Zuwendungen zum Vermögen des Vereins, die nicht dem Gebot der zeitnahen Mittelverwendung unterliegen.

Dazu gehören z.B. Erbschaften und Schenkungen, sofern der Erblasser oder Schenker nicht vorgegeben hat, dass diese Mittel für die laufenden Kosten zu verwenden sind.

Auch Zuwendungen an den Verein, die ausdrücklich zur Erhöhung des Vermögens bestimmt sind, sind von dem Gebot der zeitnahen Mittelverwendung ausgenommen.

Aber Vorsicht: Für Münchener Eltern-Kind-Initiativen kann es vorkommen, dass Spenden oder andere Zuwendungen in bestimmten Fällen zu einer Kürzung der Fördermittel führen

Was passiert, wenn die Mittelverwendungsfrist überschritten wird?

Sollte dein Verein die Mittelverwendungsfrist einmal überschreiten, ist nicht sofort mit einem Entzug der Gemeinnützigkeit zu rechnen.

In der Regel wird das Finanzamt zunächst eine angemessene Nachfrist für die Verwendung der Mittel setzen. Diese Nachfrist kann zwei bis drei Jahre betragen. Erst bei wiederholten Verstößen gegen das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung droht die Aberkennung der Gemeinnützigkeit (mit erheblichen steuerlichen Folgen).

Wie können Mittel des Vereins dennoch vorübergehend oder auf Dauer zurückgehalten werden?

Indem dein Verein Rücklagen bildet!

Hierbei sind jedoch bestimmte Voraussetzungen zu beachten, die von der Art der Rücklage abhängen.

Welche Arten von Rücklagen gibt es? Oder anders gefragt: wofür können Rücklagen gebildet werden?

1- Die zweckgebundene Rücklage oder Projektrücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 1 AO)

Der zweckgebundenen Rücklage können Mittel zugeführt werden, die der Realisierung eines größeren Projekts dienen sollen (z. B. ein geplanter Umbau, eine Renovierung, ein Umzug, eine große Anschaffung etc.).

Inhaltlich gibt es hier keine Beschränkungen, solange das Projekt der Erfüllung der steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke des Vereins dient.

Es müssen bereits konkrete Zeitvorstellungen für die Durchführung des Projekts bestehen. Für den Zeitraum, den diese Durchführung umfassen darf, gibt es keine allgemein gültigen Obergrenzen.

Es muss eine realistische Finanzplanung zu Grunde liegen.

Die Höhe der zweckgebundenen Rücklage bzw. die Höhe der jährlichen Zuführung bemisst sich allein nach den Kosten des geplanten Projekts und dem vorgesehenen Zeitraum für dessen Realisierung.

2- Die Betriebsmittelrücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 1 AO)

Ein Unterfall der zweckgebundenen Rücklage ist die sogenannte Betriebsmittelrücklage. Diese dient der Absicherung periodisch wiederkehrender Ausgaben (Gehälter, Miete).

Die Bildung der Betriebsmittelrücklage ist nur in Vereinen mit unsicherer Finanzierung bzw. Schwankungen der Einnahmen und nur „für eine angemessene Zeitperiode“ zulässig. Diese liegt zwischen einem Monat und einem Jahr und hängt von der Finanzstruktur des Vereins ab.

Eine Eltern-Kind-Initiative, die monatlich Vereinsbeiträge erhebt und sich in der Vergangenheit auf eine pünktliche Zahlung der öffentlichen Fördermittel verlassen konnte, kann unserer Meinung nach die Kosten für maximal drei Monate in eine Betriebsmittelrücklage einstellen.

Ist die Finanzierung einer Einrichtung auf Dauer ungesichert, kann der Verein auf praktisch unbegrenzte Zeit eine Betriebsmittelrücklage führen. Die Rücklage muss dann jeweils zum Jahresende aufgelöst und zu Beginn des neuen Jahres wieder gebildet werden.

3- Die Wiederbeschaffungsrücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 2 AO)

Die Wiederbeschaffungsrücklage ist grundsätzlich für alle Wirtschaftsgüter zulässig, die der Verein für die steuerbegünstigten Satzungszwecke verwendet und die nicht aus den laufenden Einnahmen finanziert werden können. Die Ersatzbeschaffung muss tatsächlich geplant sein.

Die Höhe der jährlichen Zuführung in die Rücklage bemisst sich nach der Höhe der regulären Absetzungen für Abnutzung. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gibt also den Zeitrahmen für die Rücklagenbildung. Erweist sich das zu ersetzende Wirtschaftsgut als länger nutzbar als die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer, muss die Rücklage nicht aufgelöst werden. Sie kann bestehen bleiben, bis die Neuanschaffung tatsächlich erfolgt.

Im Verhältnis zur zweckgebundenen Rücklage bietet sich die Wiederbeschaffungsrücklage an, wenn der Anschaffungszeitpunkt noch unklar ist. Andernfalls ist die zweckgebundene Rücklage zu bevorzugen, da bei dieser die Höhe der Zuführung pro Jahr unbegrenzt ist.

4- Die freie Rücklage (§ 62 Abs. 1 Nr. 3 AO)

Wie der Name dieser Rücklage schon sagt, ist für ihre Bildung kein bestimmter Grund erforderlich.

Sie kann auf unbegrenzte Zeit gebildet und jederzeit aufgelöst werden.

Auch in der Höhe ist die freie Rücklage nicht begrenzt. Allerdings gibt es für die jährliche Zuführung Obergrenzen.

Folgende Beträge dürfen pro Jahr maximal in die freie Rücklage eingestellt werden:

• Ideeller Bereich: 10% der Einnahmen (z.B. Mitgliedsbeiträge und Spenden)
• Zweckbetrieb: 10% der Überschüsse/Gewinne
• Vermögensverwaltung: 1/3 der Überschüsse/Gewinne (z.B. Zinsen aus Bank- und Sparguthaben)
• steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: 10% der Überschüsse/Gewinne – ein solcher ist aber bei Eltern-Kind-Initiativen in der Regel nicht vorhanden.

Wir empfehlen, eine freie Rücklage nur zu bilden, wenn auch das Gesamtergebnis des Vereins einen Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben ausweist. Zwar gibt es hierfür keine verbindliche Regelung, es dürfte aber dem Sinn der gesetzlichen Vorschrift widersprechen, wenn bei einem negativem Gesamtergebnis Rücklagen ausgewiesen werden.

Wann und wie werden die Rücklagen gebildet?

Für die Bildung der Rücklagen gilt die allgemeine zweijährige Mittelverwendungsfrist, d.h. die Rücklage ist innerhalb der auf den Zufluss der Mittel folgenden zwei Kalenderjahre zu bilden.

Werden bei der freien Rücklage die Höchstbeträge in einem Jahr nicht ausgeschöpft, kann die unterbliebene Zuführung in den folgenden zwei Jahren nachgeholt werden.

Zuständig für Beschluss über eine Rücklagenbildung ist die Mitgliederversammlung, soweit die Zuständigkeit nicht dem Vorstand oder einem anderen Organ des Vereins in der Satzung ausdrücklich zugewiesen wurde.

Wie werden Rücklagen wieder aufgelöst?

Rücklagen müssen unverzüglich aufgelöst werden, sobald der Grund für die Rücklagenbildung entfällt (gilt nicht für freie Rücklagen).

Die freiwerdenden Mittel müssen innerhalb der allgemeinen Mittelverwendungsfrist dann anderweitig zweckgebunden verwendet werden.

Wenn die Voraussetzungen vorliegen, können die Mittel auch einer anderen Rücklage wieder zugeführt werden.

Wie sieht ein Nachweis einer Rücklage gegenüber dem Finanzamt aus?

Gemeinnützige Vereine trifft mit der Rücklagenbildung eine gewisse Dokumentations- und Nachweispflicht. Der Beschluss der Mitgliederversammlung zur Bildung der Rücklage ist genau zu protokollieren.

Die Voraussetzungen für die Rücklagenbildung sind exakt darzulegen.

In der Rechnungslegung muss die Rücklage getrennt ausgewiesen werden, damit eine Kontrolle durch das Finanzamt jederzeit möglich ist.

Die in die Rücklage eingestellten Mittel sollten auf ein getrenntes Konto überwiesen werden.

Beispiel: freie Rücklage zum 31.12.2022

Stand der Rücklage am 01.01.2022: 0,00 €

Zuführung 2022:

Auflösung 2022: 0,00 €

Stand der Rücklage am 31.12.2022: 1.454,56 €

Fazit

• Es gilt die allgemeine zweijährige Mittelverwendungsfrist, d.h. die Rücklage ist innerhalb der auf den Zufluss der Mittel folgenden zwei Kalenderjahre zu bilden.
• Es gibt 4 Rücklagen-Arten:

1. 1. 1. zweckgebundene Rücklage (für die realisierung eines größeren Projekts)
      2. Betriebsmittelrücklage (zur Absicherung von wiederkehrenden Ausgaben)
      3. Wiederbeschaffungsrücklage (zur Ersatzbeschaffung)
      4. freie Rücklage (ohne Grund, aber mit jährlichen Obergrenzen)

Zu den zahlreichen Aufgaben des Finanzvorstands einer Eltern-Kind-Initiative (Verein) gehört alle drei Jahre auch die Abgabe der Körperschaftssteuererklärung. Aber keine Panik, falls die Steuererklärung ausgerechnet in deine Amtszeit fällt. In diesem Blog-Artikel erfährst du, was dich erwartet und wie du die Steuererklärung über Elster online abgibst.

Was prüft das Finanzamt?

Eine EKI (Eltern-Kind-Initiative) ist in aller Regel ein eingetragener Verein („e.V.“) und damit eine Körperschaft. Das Einkommen von Körperschaften wird grundsätzlich besteuert.

Mit dem Betrieb eines Kindergartens/einer Krippe/eines Horts verfolgt der Verein jedoch einen gemeinnützigen Zweck und kann in den Genuss von Steuervergünstigungen kommen.

Dafür müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein – und genau deren Vorliegen prüft das Finanzamt alle drei Jahre anhand der Steuererklärung.

Exkurs: Unter welchen Voraussetzungen ist ein Verein gemeinnützig?

• Der Verein muss die Allgemeinheit fördern. Die durch den Betrieb einer Kita/einer Krippe/eines Horts verfolgte „Förderung der Erziehung“ ist in § 52 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) als Förderung der Allgemeinheit gesetzlich anerkannt.
• Dabei darf der Verein aber nicht nur für einen fest abgeschlossenen Kreis von Personen tätig werden (z.B. nur für Kinder der Angehörigen eines bestimmten Unternehmens). Die Gruppe der Kinder, die die Kita/die Krippe/den Hort besuchen können, muss weit gefasst sein und es darf kein Kind von vornherein ausgeschlossen werden (eine begrenzte Anzahl von Betreuungsplätzen ist aber natürlich ok).
• Der Verein muss selbstlos handeln, d.h. die Vereinstätigkeit darf nicht in erster Linie auf die Mehrung des eigenen Vermögens gerichtet sein (vgl. weitere Kriterien der Selbstlosigkeit in § 55 AO). Aus diesem Grund darf deine EKI kein Vermögen anhäufen und Rücklagen nur unter strengen Voraussetzungen bilden.
• Die Mittel des Vereins dürfen ausschließlich für die in der Satzung festgelegten Zwecke verwendet werden.
• Der Verein muss die steuerbegünstigten Zwecke grundsätzlich selbst verfolgen, also die Mittel nicht an andere Körperschaften weitergeben (eine Ausnahme sind die sogenannten Fördervereine).

Wann und wie muss die Steuererklärung abgegeben werden?

In der Regel muss der Verein unaufgefordert alle drei Jahre anhand der Steuererklärung nachweisen, dass die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit (noch) vorliegen. Abgabefrist ist jeweils der 31.07. eines Jahres für die vorausgehenden drei Kalenderjahre. Der Schwerpunkt der Prüfung liegt dabei auf dem letzten Jahr des Prüfungszeitraums.

Beachte: Etwas anderes gilt, wenn der Verein neben dem Zweckbetrieb (= der Kita, der Krippe, dem Hort) noch einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält und eine bestimmte Umsatzgrenze überschreitet.

Im Rahmen des Corona-Steuerhilfegesetzes wurde die Abgabefrist der Körperschaftssteuer auch für 2021, 2022 und 2023 verlängert:

• 2021: bis 31.10.2022
• 2022: bis 02.10.2023
• 2023: bis 02.09.2024

Die Steuererklärung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch über das ElsterOnline-Portal „Mein ELSTER“ zu übermitteln (www.elster.de).

Vielleicht hat dein Verein über „Mein ELSTER“ sogar schon eine oder mehrere Steuererklärungen abgegeben? Dann kannst du den nächsten Absatz überspringen und dich direkt einloggen.

Andernfalls ist für die Anmeldung in „Mein ELSTER“ zunächst eine Registrierung erforderlich. Klicke auf der Startseite des ElsterOnline-Portals (www.elster.de) auf „Benutzerkonto erstellen“. Im Anschluss wirst du Schritt für Schritt durch den Registrierungsprozess geleitet.

Wichtig ist, dass du dich „für eine Organisation (Arbeitgeber, Unternehmer, Verein)“ registrierst. Per E-Mail erhältst du eine Aktivierungs-ID sowie per Post einen Aktivierungs-Code. Beides benötigst du, um anschließend ein elektronisches Zertifikat (Zertifikatsdatei) zu generieren, mit dem du dich zukünftig in „Mein ELSTER“ für den Verein einloggen kannst.

Wie erstellst du die Steuererklärung deiner Elternini in ELSTER?

1. 1. Wenn du dich erfolgreich in „Mein ELSTER“ eingeloggt hast, gelangst du über den Menüpunkt „Alle Formulare“ zur „Körperschaftssteuer“ und zur „Körperschaftssteuererklärung (KSt 1)“.
   2. Hat dein Verein bereits eine Steuererklärung über das ElsterOnline-Portal abgegeben, besteht die Möglichkeit, bereits eingegebene Daten aus einer vorherigen Steuererklärung zu übernehmen. Andernfalls wählst du die Option „Ohne Datenübernahme fortfahren“.
   3. Auf der folgenden Seite kannst du dann den „Hauptvordruck (KSt 1) und die „Anlage Gem“ auswählen. Die Steuererklärung einer EKI besteht in der Regel nur aus diesen beiden Vordrucken.Achtung: Manchmal ist bei der „Anlage ZVE“ ein Kreuz vorbelegt. Sollte dies der Fall sein, entfernst du es.
   4. Anschließend wählst du dein Bundesland aus und gibst deine Steuernummer ein (ggf. beantragst du hier eine Steuernummer). Dann klickst du dich durch alle Teilseiten des Vordrucks und gibst die Daten ein.
   5.  Die „Anlage GK“ und die „Anlage ZVE“ sind in der Regel nicht auszufüllen, da deine EKI normalerweise keinen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhält.
   6. Sind der Hauptvordruck KSt 1 und die Anlage Gem ausgefüllt, gelangst du in den Prüfungsmodus. Hier werden dir eventuell noch vorhandene Fehler in deiner Steuererklärung angezeigt.
   7. Sind alle Fehler behoben, kannst du deine Angabe in einer Übersicht noch einmal prüfen und anschließend auf „Absenden“ klicken.
   8. Herzlichen Glückwunsch, du hast die Steuererklärung für deine EKI nun abgegeben!

Eine wirklich tolle Hilfe zum Ausfüllen der Steuererklärung findest du hier.

Die Anleitung wurde von der Oberfinanzdirektion Karlsruhe für Baden-Württemberg erstellt, lässt sich aber auf andere Bundesländer übertragen.

In dem Dokument werden alle Teilseiten des Hauptvordrucks KSt 1 sowie der Anlage Gem vorgestellt und sehr hilfreiche Hinweise zum Ausfüllen gegeben.

Da das Dokument für alle möglichen gemeinnützigen Vereine erstellt wurde, möchten wir auf eine Besonderheit bei EKIs hinweisen:

Mit dem Kindergarten/der Krippe/dem Hort unterhaltet ihr keinen „steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb“ sondern einen „Zweckbetrieb“.

In der Anlage Gem unter „Wirtschaftliche Betätigung“ sind somit NICHT die Felder „Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe“ auszufüllen, sondern du gehst weiter zu „Zweckbetriebe“.

Bei der „Bezeichnung des Zweckbetriebes“ gibst du dann „Kinderbetreuung“ sowie die Einnahmen vom Vorjahr ein (ohne Spenden und ohne Vereinsbeiträge).

Welche weiteren Anlagen sind der Steuererklärung beizufügen?

Bevor du dich aber für die nächsten drei Jahre entspannt zurücklehnen kannst, musst du dich noch um die Anlagen kümmern.

In der Regel sind folgende Unterlagen mit der Steuererklärung einzureichen:

• • • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) für jedes Jahr des dreijährigen Prüfungszeitraums
    • Aufstellung über das Vermögen am 31.12.des letzten Jahres des Prüfungszeitraums
    • Geschäftsberichte/Tätigkeitsberichte für jedes Jahr des dreijährigen Prüfungszeitraums
    • die zurzeit gültige Satzung
    • der zurzeit gültige Beschluss über die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge, Umlagen und Aufnahmegebühren

Ob weitere Unterlagen verlangt werden, ist von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich. Sollte dein Finanzamt weitere Belege benötigen, wird es dich auffordern, diese nachzureichen.

Die Übermittlung der Unterlagen erfolgt ebenfalls über „Mein ELSTER“. Mit dem Formular „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ können sie als PDF-Dokumente für das Finanzamt hochgeladen werden.

Was sagt der Freistellungsbescheid aus?

Wenn alles gut geht, erhältst du ein paar Wochen nach Abgabe der Steuererklärung den Freistellungsbescheid. Lies ihn dir genau durch, manchmal werden in der Anlage wichtige Hinweise vom Finanzamt gegeben bzw. Unterlagen nachgefordert.

Der Freistellungsbescheid:

• stellt dem Umfang der Steuerbegünstigung fest (i.d.R. Befreiung von der Körperschafts-, Gewerbe- und Kapitalertragssteuer)
• berechtigt (weiterhin) zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen für Spenden.

Er sollte sorgfältig verwahrt werden!

Fazit

• Die Körperschaftssteuererklärung betrifft Kitas in der Form eingetragener Vereine.
• Sie wird alle 3 Jahren abgegeben.
• Als wichtige Anlagen sind unter anderem eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) pro Jahr und die Vorstandsbeschlüsse und Beschlüsse der Mitgliederversammlungen, die über die Gebührenordnung bestimmen.
• Anschließend erhält deine Kita als gemeinnütziger Verein den Freistellungsbescheid, mit dem du Spendenquittungen ausstellen darfst.

Sicherlich hast du es aus den Medien erfahren: Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 in einer Grundsatzentscheidung klargestellt, dass Arbeitgeber*innen verpflichtet sind, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer*innen grundsätzlich und systematisch zu erfassen. Wenn du dich fragst, ob das auch für deine Kita gilt und was das im Einzelnen für euch bedeutet, hilft dir dieser Blog-Artikel weiter.

„Grundsatzentscheidung“ – was ist das überhaupt?

In den Medien war in Bezug auf das BAG-Urteil immer wieder von „Grundsatzentscheidung“ die Rede.

Als Grundsatzentscheidung werden Urteile und Beschlüsse oberer oder oberster Gerichte bezeichnet, die Rechtsfragen von grundsätzlichem Interesse erstmals klären oder eine bedeutende grundsätzliche Änderung in der Interpretation geltenden Rechtes vornehmen.

Trotz richterlicher Unabhängigkeit werden Grundsatzentscheidungen von anderen Gerichten bei ihrer Auslegung der Gesetze in der Regel beachtet, um das Gebot der Rechtssicherheit zu wahren.

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG)

Die grundsätzliche Bedeutung der Entscheidung des BAG vom 13.09.2022 liegt darin, dass es eine bereits bestehende Pflicht des Arbeitgebers zur systematischen Zeiterfassung feststellt – obwohl diese bisher nach deutschem Recht nicht explizit geregelt ist.

Grundlage des BAG-Urteils ist die sogenannte „Stechuhr-Entscheidung“ des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). In dieser hatte der EuGH schon im Jahr 2019 in Bezug auf die EU-Arbeitszeitrichtlinie entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassungssysteme einzurichten, mit denen die täglich geleistete Arbeitszeit der Beschäftigten gemessen werden kann. Der deutsche Gesetzgeber hat die Vorgabe des EuGH bisher nur noch nicht umgesetzt.

Bisher ist lediglich eine Pflicht zur Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeit vorgesehen, nicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit (Ausnahme Minijobber).

Das BAG aber zieht die Stechuhr-Entscheidung nun zur Auslegung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes heran und stellt klar, dass danach eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits bestehe.

Ist die Entscheidung des BAG für deine Kita relevant?

Das Arbeitsrecht und damit auch die Entscheidung des BAG gilt für alle Angestellten – und damit auch für das Personal in deiner Kita oder sonstigen pädagogischen Einrichtung.

Da das BAG aber keine Gesetzgebungskompetenz hat, besteht noch kein sofortiger Handlungsbedarf. Du kannst also die Umsetzung der EuGH-Vorgabe durch den deutschen Gesetzgeber abwarten. Das Urteil des BAG ist ja auch erst einmal auf die Maßgabe der Arbeitszeiterfassung beschränkt; ein zukünftiges Gesetz enthält vermutlich detailliertere Vorgaben zu Themen wie flexiblen Arbeitszeitmodellen, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice, Überstunden usw. Möglicherweise werden auch Ausnahmen für kleine Unternehmen zugelassen.

Da das BAG aber keine Gesetzgebungskompetenz hat, besteht noch kein sofortiger Handlungsbedarf.

 Du kannst also die Umsetzung der EuGH-Vorgabe durch den deutschen Gesetzgeber abwarten.

Das Urteil des BAG ist ja auch erst einmal auf die Maßgabe der Arbeitszeiterfassung beschränkt.

Ein zukünftiges Gesetz enthält vermutlich detailliertere Vorgaben zu Themen wie flexiblen Arbeitszeitmodellen, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice, Überstunden usw.

Möglicherweise werden auch Ausnahmen für kleine Unternehmen zugelassen.

Wie geht es weiter?

Der deutsche Gesetzgeber wird die Vorgabe des EuGH umsetzen müssen. Die genaue Ausgestaltung bleibt abzuwarten.

Trotzdem halten wir es für sinnvoll, sich jetzt schon einmal Gedanken über folgende Punkte zu machen:

• Wie könnte eine Zeiterfassung in unserer Kita umgesetzt werden?
• Welche digitalen Lösungen existieren bereits?
• Werden in unserer Kita eigentlich viele Überstunden gemacht? Werden gesetzliche Höchstarbeitszeiten überschritten oder Ruhezeiten nicht eingehalten?
• Sind die Aufgaben des Personals klar definiert und lassen sie sich in der täglichen Arbeitszeit auch erledigen?

Für die tatsächliche Einführung einer Zeiterfassung in deiner Kita bist du dann bestens vorbereitet.

Sobald das neue Gesetz bekannt ist, werden wir Vorschläge für praktische Lösungen zur Zeiterfassung in deiner Kita in diesem Blog posten.

Fazit

• Bisher ist eine Pflicht zur Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeit vorgesehen, nicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit
• Auch deine Kita ist betroffen
• Noch besteht kein Handlungsbedarf, da das Bundesarbeitsgericht keine Gesetzkompetenz hat
• Du kannst dich schon jetzt auf das anstehende Gesetz vorbereiten