BayKiBiG-Deadline für die Ampelschaltung im Kibigweb

Jeweils bis zum 15. des Monats nach Abschluss eines Quartals sollen die IST-Daten-Ampel des abgeschlossenen Quartals im Kibigweb auf grün gestellt werden. Vorsicht: es ist deine Pflicht als Einrichtungsträger und eine Fördervoraussetzung.

In diesem Artikel erhältst Du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Was bedeutet die Ampelschaltung im KiBiG.web

Zum 15. Januar, 15. April, 15. Juli und 15. Oktober jedes Jahres soll die Angabe der Kinderdaten freigegeben werden. Dafür sollen im Kibigweb unter den IST-Daten der Kinder die Ampel für die drei Monate des abgelaufenen Quartal auf grün gesetzt werden.

Das Setzen der Ampel auf grün bedeutet so viel wie „Die Kinderdaten, die ich als Träger im KiBiG.web bisher eingegeben habe, sind korrekt. Ich habe sie freigegeben“.

Bedeutung der Ampel:

Monat noch nicht freigegeben

Praxis-Tipp #1

Wenn die Ampel eines Monats auf grün gesetzt ist, ist die Datenpflege nicht blockiert.

Du kannst immer noch Fehlangaben in der Vergangenheit korrigieren.

Erst ab Abgabe der Endabrechnung nach Ablauf des Jahres, sind die Daten gefroren und können nicht mehr geändert werden (weil sie schon abgerechnet wurden).

Nutze aber diese Quartalsdeadline, um die Daten der letzten drei Monaten zu prüfen und die Belege zu kontrollieren. Wenn du zu lange wartest, erinnerst du dich nicht mehr genau, was vor 6 Monaten passiert ist.

Praxis-Tipp #2

Eine Ampel kann nur nach Ablauf eines Monats auf grün gesetzt werden. Erst seit dem 1. April konntest du die März-Ampel auf grün setzen. Es irritiert einem manchmal, wenn man ganz früh die Ampel schalten möchte, um ja nicht das Deadline zu verpassen. Andererseits ist es verständlich: erst nach Ablauf des Monats kannst du alle Ereignisse angeben, die bis zum letzten Tag in dem Monat passiert sind.

Praxis-Tipp #3

Warte nicht bis zum 14. für die Ampelschaltung. Deine Ansprechpartner*in bei der Aufsichtsbehörde wird dir schon früher eine Erinnerungsmail schicken. Du sparst allen Zeit, wenn du die Ampelschaltung gleich in den ersten Tagen des Monats erledigst.

 Warum ist die Ampelschaltung so wichtig?

Ganz einfach: es handelt sich um eine Fördervoraussetzung! Sie ist im Art. 19 Nr. 8 BayKiBiG geregelt.

Das bedeutet im Klartext: wenn du die Ampel in deiner Einrichtung nicht rechtzeitig schaltest, bekommst du KEINE Abschlagszahlung im nächsten Monat, sondern mit der nächsten Abschlagszahlung, für welche die Ampel rechtzeitig auf grün gesetzt worden sind.

Es klingt kompliziert, aber hier ist ein Beispiel:

Du vergisst die Ampelschaltung zum 15. April. Dadurch bekommt deine Einrichtung die 2. Abschlagszahlung im Mai nicht. Natürlich lernst du daraus und schaltest fleißig die Ampel rechtzeitig am 15. Juli um.

• Du erhältst mit der 3. Abschlagszahlung im August nicht nur die 3., sondern auch die 2. versäumte Abschlagszahlung.

• Bis dahin muss leider deine Einrichtung genug Geld auf dem Konto haben, um die Lücke zu überbrücken.

Also? Einfach dran denken. Es ist nämlich super einfach und in 5 Minuten erledigt.

Wie geht das? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Es gibt zwei Szenarien:

• entweder du pflegst deine Daten manuell im KiBiG.web,
• oder du exportiert die Daten automatisch von einer Kita-Verwaltungssoftware aus.

Szenario 1: Du pflegst das KiBiG.web manuell

Schritt 1:
Logge dich im Kibigweb ein und klicke auf „IST-Monatsdaten“ der aktuellen Bewilligungsjahr

Schritt 2:
Klicke auf das Icon um auf die IST-Monatsdaten der Kinder zu gelangen.

Schritt 3:
Schalte die Ampel. Dazu klicke auf die Ampel des nächsten nicht-grünen Monats.

Beim ersten Klick wird eine rote Ampel gelb, beim erneuten Klicken wird sie dann grün.

Wenn die Ampel schon gelb ist, dann brauchst du nur einmal klicken, um sie auf grün zu setzen.

Die Ampel können nur chronologisch geschaltet werden: Du kannst nicht Juni grün schalten, bevor die Mai-Ampel schon grün leuchtet.

Schritt 4:
Wiederhole das Klicken, bis du alle Ampel bis September inklusive grün geschaltet hast

Das war’s schon!

Praxis-Tipp #4

Unter jeder Ampel siehst du einen Pfeil nach rechts.

Wenn du auf den Pfeil klickst und nicht auf die Ampel, dann wechselt die Ampel die Farbe nicht!

Der Pfeil dient nicht die Ampelschaltung, sondern es werden die Daten des betroffenen Monats in den nächsten Monat reinkopiert. So musst du sie nicht Monat für Monat manuell eintragen.

Praxis-Tipp #5

Du kannst jede beliebige Ampel wieder auf rot schalten. Dazu klicke auf eine grüne Ampel. Sie wird rot und automatisch jede weitere Ampel, die chronologisch danach grün ist.

Es ist nett, aber nicht wirklich nützlich, denn du kannst die Daten unter einer grünen Ampel trotzdem nachträglich korrigieren.

Szenario 2: Du pflegst das KiBiG.web anhand einer Kita-Verwaltungssoftware

Die gängigsten Verwaltungssoftwares mit einer Kibigweb-Export-Funktion sind Nupian und Adebis (Keine Werbung!).

Dieses Szenario betrifft dich auch, wenn du die IST-Daten der Kinder im Kibigweb als XML-Datei unter dem Punkt „Monatsdatenimport“ hochlädst.

Die Anleitung in diesem Fall ist noch einfacher:

Schritt 1:
Tätige den Kibigweb-Export in deinem Kita-Software, bzw. lade die XML-Datei ins Kibigweb hoch.

Dabei exportierst du die Daten bis Ende des gerade abgelaufenen Quartals (in unserem Fall bis März).

Schritt 2:
Es gibt keinen Schritt 2!

Du kannst im Kibigweb prüfen: die Ampel bis zum abgelaufenen Monat sind automatisch auf grün gesetzt worden, und die Ampel ab dem aktuellen Monat sind gelb (wenigstens für die Monate, die du exportiert hast).

Fazit

• Sorge dafür, dass du die Ampel der IST-Kinderdaten im KiBiG.web in der ersten Woche nach Quartalsende auf grün stellst. Du hast bis zum 15. des jeweiligen Monats Zeit
• Wenn du den 15. versäumst, bekommst du die nächste Abschlagszahlung der BayKiBiG-Förderung nicht zum üblichen Termin, sondern erst mit dem übernächsten Termin
• Mit der Anleitung in diesem Artikel hast du die Ampel innerhalb ein Paar Minuten geschaltet
• Die Kinder- und Personal-IST-Daten sind auch nach der Ampelschaltung im Kibigweb änderbar