So kuschelig und familiär es für die Kinder in einer EKI oft zugeht – die Organisation verlangt den Eltern so einiges ab. Und eine Gegenleistung ist für den ehrenamtlichen Einsatz nicht zu erwarten, denn steuerbegünstigte Vereine dürfen ihren Mitgliedern grundsätzlich keine Geld- oder Sachwerte zuwenden. In diesem Beitrag wollen wir dir zeigen, welche Möglichkeiten es dennoch gibt, besonders engagierte Eltern für ihre Dienste zu entschädigen.

Ehrenamtpauschale: Tatsächlicher Aufwandsersatz für Eltern in der Kita

Tatsächlich für den Kindergarten entstandene Auslagen können dem Vorstand, den Eltern und anderen für den Verein tätige Personen unproblematisch ersetzt werden. Wenn z.B. eine Mutter sich zur Renovierung der Sandkiste bereit erklärt hat, werden ihr ihre nachgewiesenen (und angemessenen) Ausgaben für Holz, Schrauben und neuen Spielsand aus der Vereinskasse erstattet. Die Belege müssen natürlich aufbewahrt und zur Buchhaltung genommen werden.

Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag in der EKI einfach erklärt

Aber wie sieht es mit einer Entschädigung für den Arbeits- und Zeitaufwand aus? Hier kommen Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag ins Spiel. Sie bieten die Möglichkeit, die fleißigen Helfer und Helferinnen sozialversicherungs- und steuerfrei zu vergüten.

1. Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG)

Bei Zahlung der Ehrenamtspauschale sind allerdings bestimmte steuer- und gemeinnützigkeitsrechtliche Voraussetzungen zu beachten:

• Der oder die Begünstigte wird über seine/ihre allgemeinen Pflichten als Mitglied hinaus für den gemeinnützigen Verein tätig, wie z.B. als Vorstandsmitglied.

• Die ehrenamtliche Tätigkeit muss nebenberuflich ausgeübt werden. Dies bedeutet, dass der tatsächliche Zeitaufwand nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs betragen darf. Beachte: auch Personen ohne „Hauptberuf“ können nebenberuflich tätig werden, also z.B. Hausmänner, Studentinnen, Rentner oder Arbeitslose.

• Die Tätigkeit muss für den steuerbegünstigten Bereich des Vereins ausgeübt werden, also für den Kernbereich der Vereinstätigkeit oder für den Zweckbetrieb „Kindergarten“.

Anmerkung:

Zu den vier Geschäftsbereichen eines gemeinnützigen Vereins vgl. den Exkurs in unserem Blog-Beitrag „Geschenke in der Kita: wie hoch dürfen die Ausgaben sein und wie buche ich sie richtig?“

• Die Bezahlung darf nicht unangemessen hoch sein. Ausschlaggebend ist hier der sogenannte Fremdvergleich. Die Vergütung darf nicht höher sein als eine Vergütung, die der Verein einem externen Dienstleister für dieselbe Tätigkeit üblicherweise zu bezahlen hätte.

• Die Zahlung darf einen Betrag von EUR 960,00 im Jahr nicht übersteigen.

• Die Auszahlung der Ehrenamtspauschale muss vom zuständigen Gremium (dies ist in der Regel die Mitgliederversammlung) beschlossen worden sein.

Gut zu wissen:

Die Ehrenamtspauschale ist – anders als der Übungsleiterfreibetrag – nicht auf bestimmte Tätigkeiten beschränkt.
Begünstigt sind sämtliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, wie z.B. die Vorstandstätigkeit oder die besonders zeitintensiven „Elterndienste“. Die Ehrenamtspauschale kann auch an Nichtmitglieder ausgezahlt werden, solange die begünstigte Person ehrenamtlich im Auftrag des Vereins tätig ist.

2. Ehrenamtspauschale für EKI-Vorstandsmitglieder

Wird die Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder gezahlt, ist zu beachten, dass solche Zahlungen nur zulässig sind, wenn eine entsprechende Regelung in der Vereinssatzung besteht. Andernfalls verstößt der Verein gegen das Gebot der Selbstlosigkeit.

Die Regelung in der Satzung könnte zum Beispiel wie folgt lauten:
„Der Vorstand ist grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Die Mitgliederversammlung kann eine jährliche pauschale Tätigkeitsvergütung für Vorstandsmitglieder beschließen.“

3. Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG)

Beim Übungsleiterfreibetrag müssen die gleichen Voraussetzungen erfüllt sein, wie bei der Ehrenamtspauschale: die Tätigkeit muss nebenberuflich und für den steuerbegünstigten Bereich des Vereins ausgeübt werden. Außerdem muss die Vergütung angemessen sein.

Der Übungsleiterfreibetrag darf – anders als die Ehrenamtspauschale – allerdings nur für bestimmte Tätigkeiten gezahlt werden. Der Kreis der begünstigten Tätigkeiten umfasst:

• Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten
• künstlerische Tätigkeiten
• die Pflege alter, kranker Menschen oder Menschen mit Behinderungen.

Beachte: Eine spezielle Qualifikation oder pädagogische Ausbildung ist nicht erforderlich.

Für deine EKI also interessant: Eure Aushilfen können über den Übungsleiterfreibetrag bezahlt werden, ohne dass Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind. Ihr solltet euch aber schriftlich bestätigen lassen, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen Dienst- oder Auftragsverhältnis berücksichtigt wird.

Der Übungsleiterfreibetrag darf bis zu EUR 3.000,00 im Jahr betragen.

Wichtig:

Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag werden einer Person jeweils nur einmal pro Jahr gewährt, auch wenn diese nebeneinander mehrere begünstigte Tätigkeiten bei verschiedenen gemeinnützigen Organisationen ausübt.

Ehrenamtliches Arbeiten im Elternverein: Dokumentation der Zahlungen

Über die Zahlung von Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag sind angemessene Nachweise zu führen, wie zum Beispiel

• eine Aufgabenbeschreibung
• ein Beschluss der Mitgliederversammlung
• ein Vertrag oder eine sonstige schriftliche Vereinbarung (hierbei sind wir euch gerne behilflich).

Die Nachweise sind dem Finanzamt auf Verlangen vorzulegen.

Kombination von Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag

Eine Kombination von Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale für ein und dieselbe Tätigkeit ist nicht möglich.
Anders sieht es aus, wenn die beiden Pauschalen für zwei unterschiedliche Tätigkeiten gezahlt werden. Voraussetzung ist aber, dass beide Tätigkeiten nebenberuflich ausgeübt werden, voneinander trennbar sind, gesondert vergütet werden und die dazu getroffenen Vereinbarungen eindeutig sind.

Ein erwerbsloser Elternteil, der das Elternamt „Hausmeister“ übernommen hat und gleichzeitig immer mal wieder als Aushilfe im Kindergarten einspringt, könnte also sowohl die Ehrenamtspauschale als auch den Übungsleiterfreibetrag erhalten.

Fazit

• Ehrenamtspauschale und Übungsleiterfreibetrag bieten steuerfreie Vergütungsmöglichkeiten für engagierte Eltern in der EKI.
• Beide Pauschalen sind an bestimmte Voraussetzungen gebunden, darunter die Nebenberuflichkeit, ein zugelassener Zweck und eine angemessene Dokumentation.
• Die Ehrenamtspauschale (bis zu 960 €/Jahr) kann für viele Tätigkeiten gezahlt werden, der Übungsleiterfreibetrag (bis zu 3.000 €/Jahr) nur für bestimmte Aufgaben.
• Eine Kombination beider Pauschalen ist nur für verschiedene Tätigkeiten möglich, d. h. für dieselbe Tätigkeit darf jeweils nur eine Pauschale gezahlt werden.
• Sorgfältige Nachweise und die Zustimmung der Mitgliederversammlung sind Pflicht, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.