Die Kassenprüfung im Verein: Wie läuft sie ab?
Die Kassenprüfung ist eine wichtige Aufgabe im Vereinswesen. Sie stellt sicher, dass die finanziellen Angelegenheiten des Vereins korrekt und transparent gehandhabt werden. Dabei wird die Prüfung durch vorstandsexterne Personen durchgeführt, um eine unabhängige Kontrolle der Vorstandsarbeit zu gewährleisten.
Gibt es eine Pflicht zur Kassenprüfung?
Nein! Die Benennung eines Kassenprüfers und die Durchführung der Kassenprüfung sind gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben. Ein Verein kann auf die Kassenprüfung auch verzichten.
Eine Kassenprüfung ist aber gerade bei Vereinen, die hohe öffentliche Zuschüsse erhalten, allgemein üblich.
Durch die Kassenprüfung wird das Vertrauen der Mitglieder in ihren Finanzvorstand/Kassenwart gewährleistet. Viele Vereine haben die Kassenprüfung daher in ihrer Satzung geregelt. Sinnvoll sind insbesondere Bestimmungen zu
- Wahl und Amtszeit des Kassenprüfers
- Zeitpunkt der Kassenprüfung
- Inhalt und Umfang der Kassenprüfung.
Wer führt die Kassenprüfung durch?
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe. Theoretisch dürfen auch vereinsfremde Personen die Kassenprüfung duchrführen.
In der Regel übernehmen zwei Personen diese Aufgabe. Üblicherweise sind die Kassenprüfer Eltern von Kindern in der Einrichtung.
Sie dürfen weder Vereinsvorstand, noch verantwortlich für die Buchhaltung sein.
Warum? Die Kassenprüfer kontrollieren die Korrektheit der Buchführung und der Vermögensverwaltung. Deshalb sollten sie nicht diejenigen sein, die die Buchführung oder die Vermögensverwaltung verantworten.
Wie wird die Vereinsbuchhaltung geprüft?
Hier auch gibt es keine gesetzliche Vorgabe. In der Regel wird an einem Tag oder an einem Abend geprüft, je nach Größe der Einrichtung und Intensität der Kassenprüfung.
Es geht bei der Kassenprüfung darum, die Vollständigkeit und Korrektheit der Zahlungen und der entsprechenden Buchungen zu überprüfen.
Die Kassenprüfer verfügen über verschiedene Unterlagen. Meistens werden folgende Datenquellen miteinander verglichen:
- Buchhaltungsordner des Kalenderjahrs mit allen Papierbelegen: Rechnungen, Förderbescheide, Kontoauszüge aller Konten (Girokonto, Sparkonto, Barkasse, usw.)
- Digitale Berichte aus der Buchhaltungssoftware
Anhand dieser Unterlagen führen sie eine chronologische und inhaltliche Kontrolle der Buchungen durch.
Exkurs: die üblichen Buchhaltungsberichte
Dein Buchhaltungssoftware wird dir per Knopfdurck folgende Berichte liefern können:
Das Journal = chronologische Darstellung der Buchungen über alle Konten, geordnet nach dem Belegdatum
Die Sachkonten = thematische Darstellung der Buchungen über alle Konten, geordnet nach dem Buchhaltungskonto
Die Summen- und Salden-Liste (auch SuSa genannt) = Übersicht der Salden aller Konten und aller Buchhaltungskonten zum 31. Dezember des Jahres.
Es sind auch diejenigen Berichte, die bei der Kassenprüfung verwendet werden.
Die chronologische Kontrolle der Buchungen
Bei der chronologischen Kontrolle prüfen die Kassenprüfer Monat für Monat, ob jede Buchung mit dem Kontoauszug und dem jeweiligen Beleg zusammenpasst.
Auch eine stichprobenartige Kontrolle der Buchungen ist möglich. Ob nur jede Xte Buchung oder alle Buchungen geprüft werden, liegt im Ermessen der Kassenprüfer.
Die Buchungen werden chronologisch im Buchungsjournal aufgelistet, während die Kontoauszüge und Belege im Buchhaltungsordner abgelegt sind.
Bei regelmäßigen Zahlungen mit immer demselben Betrag, wie Miete oder Strom, gibt es keinen monatlichen Beleg. Hier kann ein Teil "Dauerbelege" im Buchhaltungsordner angelegt werden.
Die inhaltliche Kontrolle der Buchungen
Die inhaltliche Kontrolle führen die Kassenprüfer anhand der Sachkonten-Datei durch.
Hierbei wird die Zuordnung der Buchungen geprüft.
Aufgepasst: Die Lohnabrechnung ist eine sogenannte "Nebenbuchhaltung", die in einem separaten Ordner abgelegt wird und ebenfalls von den Kassenprüfern geprüft wird.
Die Kontrolle der Arbeit des Vorstands
Zu guter Letzt sollten die Kassenprüfer auch ein Auge darauf haben, wie der Vorstand „gewirtschaftet“ hat.
Eine Kassenprüfung bietet ja auch immer die Chance, die Vermögensverwaltung des Vorstands zu kontrollieren.
- Wurden die vorhandenen Mittel sparsam und für die in der Satzung festgelegten gemeinnützigen Zwecke verwendet?
- Wurden eventuell bestehende Budgets eingehalten?
- Ist der Verein langfristig zahlungsfähig?
Die Beantwortung dieser Fragen mit „ja“ trägt wesentlich dazu bei, das Vertrauen der Mitglieder in die Arbeit des Vorstands aufrecht zu erhalten.
Der abschliessende Kassenbericht
Nach Abschluss der Prüfung verfassen die Kassenprüfer einen Kassenbericht. Dieser wird dem Protokoll der Mitgliederversammlung angehängt.
Im ZENkita Online Club stelle ich den Mitgliedern -unter vielen anderen Vorlagen- meine eigene Kassenbericht-Vorlage zur Verfügung.
Bei der nächsten Mitgliederversammlung berichten die Kassenprüfer, dass die Kasse ordnungsgemäß geführt wurde und empfehlen die Entlastung des Vorstands für das vorherige Jahr.
Anschliessend wird der Vorstand von den Mitgliedern entlastet.
Insgesamt ist die Kassenprüfung eine wichtige Maßnahme, um die finanziellen Angelegenheiten des Vereins transparent und korrekt zu halten. Sie gibt den Mitgliedern Sicherheit und Vertrauen in die Arbeit des Vorstands.
Fazit
- Die Kassenprüfer sind vorstandsexterne Personen
- Sie können die Buchhaltung wahlweise vollständig oder stichenprobenartig prüfen
- Benötigte Unterlagen für die Kassenprüfung sind die Papierbelege/Kontoauszüge, sowie die Berichte aus der Buchhaltungssoftware
- Anschliessend verfassen die Kassenprüfer einen Kassenbericht für die Entlastung des Vorstands bei der nächsten Mitgliederversammlung.